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私は「INBOX 0」で人生が変わりました

2009年03月21日 22:20

090321gtd_2.jpg


こんばんは!

iPhoneを購入してから、LIFE HACKSの代名詞ともいえる
GTD」を実践しています。

GTDはかなり使えるメソッドですが、実生活に持ち込むには、
やはりそれなりのツール(スマートフォンなど)が必要になります。

ですが、すぐに実行できるものもあります。

それが、「Inbox ZERO」です。

タイトルが大げさですが、もちろん「ホッテントリメーカー」です!w

続きはコチラから!

「Inbox ZERO」というのは、
メーラー(eメールをするソフト)の受信箱を常に0件にしておきましょう!
という方法です。

方法は簡単。
既読メールや読まなくてもいいメール、
返信不要のメール、返信済みメールを、
「アーカイブ」や「書庫」などの名前を付けたフォルダに突っ込んでしまいます。
これだけです。

つまり、受信ボックスには、未読メールと、
要返信メールしか入っていない状態を保つのです。

これだけ聞くと、だから何?って話ですが、
以下のようなメリットがあります。

●処理した感が得られる。

●要返信のメール件数がわかり、作業時間の見積もりが立てられる。

●返信漏れが防げる。

大きなメリットはこの三つですね。

しかし、Inbox ZEROを有効にするためには、いくつか注意も必要です。

というのも、本来メールは電話のように時間の同期が必要ないのがいいところ。
なのに、メールの返信に時間を取られて作業時間を圧迫してしまっているのでは、
元の木阿弥です。

そこで、これを行うには以下のルールが必要になってきます。

●決まった時間にしかメールチェックしない

●読むだけのメールは読了後にすぐにアーカイブ
 必要なときに検索する。

●転送が必要なものは、すぐに転送し、元メールはすぐにアーカイブ

●1~3分程度の時間で処理完了な返信・作業については、
 即座に実行し、元メールはアーカイブ

●それ以上時間のかかるものについては、スケジュールにそれを処理する時間を記載し、
 アーカイブ。返信が必要であれば、返信するまでは受信ボックスにとっておく。
 (これは返信漏れを防ぐため)

●原則、返信は短め。 タイピング速度にもよりますが、
 5分程度でタイピングできる程度にとめるといいです。
 その制限により、文章をまとめる力もつくし、
 メールに時間を泥棒されることもなくなります。

 それ以上時間がかかる案件については、
 電話か打ち合わせした方がいいですね。
 その方が効率がいいです。

メールは便利なツールですが、
あまり頼りすぎると、知らぬ間に首を絞めていることがあります。
Inbox ZERO、はじめは違和感があるかもしれませんが、
やってみると意外といいですよ!
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