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1時間の会議を45分に短縮するための5つの法則

2010年05月22日 17:16

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こんにちは、今日は暑かったですね!

lifehacker.jpで会議を効率的に行う5つの法則が載っていたので紹介します!

まずは、その5つの法則から。

1: 事前に計画する

会議の目的を明確にし、アジェンダを作成する。それぞれの議題に、割り当てる時間も想定すること。事前にアジェンダを参加者へ配布し、予め準備してきてもらおう。



2: 参加者を厳選する

会議に貢献しない参加者は、その会議に参加する必要はない。大規模な会議にすればするほど、時間の浪費につながりやすい。会議の内容について、知っておいてもらう必要がある人には、会議の議事録を共有すればよい。


3: 会議に集中させる

携帯電話はOFFに、PCも閉じさせ、会議中は議題に集中させる。



4: 時間をマネジメントする

貴重な時間をきちんとマネジメントしながら、議事を進行させよう。


5: ToDoの担当者をきちんとアサインする

会議で決まったToDoやアクションアイテムには、その担当者も合わせてアサインしておこう。会議がおわったら、すべてのアクションをきちんとまとめておくこと。



以前、idea x ideaで会議を効率的に進めるホワイトボードの使い方を読んでから、田邊も

1: アジェンダを視覚化する


2: デッドラインを視覚化する



3: アジェンダがずれてきたら、そのアジェンダは次回のアジェンダとして保留し、もとのアジェンダへ戻す



という3つは実践していましたが、この5つの法則は気づいていなかった部分を補完してくれますね!



また、5つの法則の第5は、ホワイトボードの使い方を教えてくださった田口さんが開発したcheck*padがかなり有効に使えそうです。

自主活動の方でこれからミーティングが増えてくると思うので、これらを活用したいと思います!
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