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スティーブ・ジョブズが実践するプレゼン中のハプニングに慌てないコツ

2010年06月25日 07:23

lifehacker.jpさんにこんなエントリーこんなエントリーがありました。

スティーブ・ジョブスが実践する、プレゼン中のハプニングにあわてないコツ : ライフハッカー[日本版]

ほうほう、と思ったのですが、要約すると念入りなリハーサルがものを言うということですね。

漫才だって、みんなを笑わせるために、
裏では入念な練習、リハーサルが行われています。

プレゼンも聴衆に話しかけ、魅了するという点では同じです。
繰り返しの練習と、念入りなリハーサルが必要ですね。

何事も基礎が大切です。
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脱・自前主義でコスト削減!

2010年06月17日 06:33

100617cost_convert_20100617063156.jpg


勤めていても、極めて不合理だなぁと思うのが、役所の自前主義です。

職員からシステムから何でも自前で揃えようとします。

これが高コスト構造の源泉になっていると言っても過言ではありません。

スリムな行政とはよく言われますが、言っているだけで本質がずれていると思います。

本質的には、各部門でかぶっている仕事を集約若しくはBPOして人を削り、あわせてシステムでできるとことはシステム化して効率化を図る。
また、職員は判断を必要とする仕事に特化させ、そうでない仕事はアルバイトや派遣に任せてコストダウンを図る。

当たり前のようですが、これが本質的なスリム化だと思います。


現在、口から出ている「スリムな行政」は単に職員数を減らし、人的スリムを唄っているに過ぎず、少数精鋭とは文字ばかりで、「少人数≠少数精鋭」の現実と向きあっていません。

年功序列がすべての悪の源泉だとはいいませんが、高い給料をもらっている人が、単純作業に従事するほどコストパフォーマンスが悪いこともないです。

IT環境だってそうです。

公官庁は国内産業を応援しなければならないのかもしれませんが、たぶん全国的に見ても公官庁にあるパソコンやシステムは、富士通、NEC、NTT、日立などの系列が占めているはずです。

役所にもさまざなシステムが必要ですが、それを自前で発注しようとする場合おが多いようです。
(実際携わったことがないので不明確ですが)
役所は全国で同じような仕事をしているのに、それぞれでシステムを作り、互換性がないものにしてしまっている損失はかなり大きいと考えます。

全国で同じシステムを使えば、事務の手続きが遥かに簡素化され、コストを削減することが出来ます。

メールなどのツールを見ても、いま東京都のメールボックスはひとり100MBです(実質(80MBしか使えません)。メールボックスがたまるといそいそとメールをローカルに保存したり、消したりします。

これにいくらのお金がかかっているのでしょうか?
維持費と、各職員の管理手数料(?)を考えたらかなりの金額になると考えられます。

単純な発想ですが、googleにするだけで、かなりの問題は解決します。コストも下げられます。

いいものが安く手に入るなら、普通ならそうするべきなのに、動きません。

本当にスリムな行政を目指すなら、とにかく自前主義をまずはやめるべきです。

将来、役所がそうなるように、頑張っていきます!

ダラダラしない会議 5つの法則

2010年06月10日 07:14

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おはようございます。

lifehacker.jpで会議を効率的に行う5つの法則が載っていたので紹介します!

まずは、その5つの法則から。

1: 事前に計画する
会議の目的を明確にし、アジェンダを作成する。それぞれの議題に、割り当てる時間も想定すること。事前にアジェンダを参加者へ配布し、予め準備してきてもらおう。


2: 参加者を厳選する
会議に貢献しない参加者は、その会議に参加する必要はない。大規模な会議にすればするほど、時間の浪費につながりやすい。会議の内容について、知っておいてもらう必要がある人には、会議の議事録を共有すればよい。


3: 会議に集中させる
携帯電話はOFFに、PCも閉じさせ、会議中は議題に集中させる。


4: 時間をマネジメントする
貴重な時間をきちんとマネジメントしながら、議事を進行させよう。


5: ToDoの担当者をきちんとアサインする
会議で決まったToDoやアクションアイテムには、その担当者も合わせてアサインしておこう。会議がおわったら、すべてのアクションをきちんとまとめておくこと。

以前、idea x ideaで会議を効率的に進めるホワイトボードの使い方を読んでから、田邊も
1: アジェンダを視覚化する

2: デッドラインを視覚化する

3: アジェンダがずれてきたら、そのアジェンダは次回のアジェンダとして保留し、もとのアジェンダへ戻す

という3つは実践していましたが、この5つの法則は気づいていなかった部分を補完してくれますね!

また、5つの法則の第5は、ホワイトボードの使い方を教えてくださった田口さんが開発したcheck*padがかなり有効に使えそうです。
自主活動の方でこれからミーティングが増えてくると思うので、これらを活用したいと思います!

1時間の会議を45分に短縮するための5つの法則

2010年05月22日 17:16

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こんにちは、今日は暑かったですね!

lifehacker.jpで会議を効率的に行う5つの法則が載っていたので紹介します!

まずは、その5つの法則から。

1: 事前に計画する

会議の目的を明確にし、アジェンダを作成する。それぞれの議題に、割り当てる時間も想定すること。事前にアジェンダを参加者へ配布し、予め準備してきてもらおう。



2: 参加者を厳選する

会議に貢献しない参加者は、その会議に参加する必要はない。大規模な会議にすればするほど、時間の浪費につながりやすい。会議の内容について、知っておいてもらう必要がある人には、会議の議事録を共有すればよい。


3: 会議に集中させる

携帯電話はOFFに、PCも閉じさせ、会議中は議題に集中させる。



4: 時間をマネジメントする

貴重な時間をきちんとマネジメントしながら、議事を進行させよう。


5: ToDoの担当者をきちんとアサインする

会議で決まったToDoやアクションアイテムには、その担当者も合わせてアサインしておこう。会議がおわったら、すべてのアクションをきちんとまとめておくこと。



以前、idea x ideaで会議を効率的に進めるホワイトボードの使い方を読んでから、田邊も

1: アジェンダを視覚化する


2: デッドラインを視覚化する



3: アジェンダがずれてきたら、そのアジェンダは次回のアジェンダとして保留し、もとのアジェンダへ戻す



という3つは実践していましたが、この5つの法則は気づいていなかった部分を補完してくれますね!



また、5つの法則の第5は、ホワイトボードの使い方を教えてくださった田口さんが開発したcheck*padがかなり有効に使えそうです。

自主活動の方でこれからミーティングが増えてくると思うので、これらを活用したいと思います!

ファイル名を有効活用せよ!!

2010年03月05日 08:18

100305ポストイット


おはようございます!

さて、今日はメモ系のハックをご紹介。

それは、テキストファイルのファイル名自体をメモとして入力し、必要なファイルと同じフォルダに保存しておくというハックです。

総務部門の仕事に多いと思うのですが、仕事をしていて、1年に1回しか出てこない仕事ってありますよね?

そんな仕事って、来年のためにちょっとしたメモを残しておきたくても、紙ではなかなかとっておけないし、read meみたいなファイルでは、そもそも見ることを忘れてしまいそう。

そんな時に、新しくテキストファイルをつくり、そのテキストファイルのファイル名自体をメモに使い、メモを残しておきたいファイルと同じフォルダに保存しておくと、そのフォルダを開けばメモが目に入るので結構使えます。
しかも、中身がないので1KBと非常に軽いのも魅力。

スティッキーズなど、付箋紙ソフトは便利ですが、Desktopにしか貼れません。スティッキーズの代わりにテキストファイルを使うような感じですね。

文字数は限られてしまいすが、重要なメモをファイル名に、付則メモを中身に書いておけばこのへんも解決できます。

メモしたことすら覚えていなくても、目に入って思い出すので、結構おすすめです。

蛍光ペンハック! ―蛍光ペンは2色で十分―

2009年09月22日 08:06

おはようございます。
連休中なのにぱっとしないお天気が続きますね。


さて、蛍光ペンに関するハックをエントリー。


職場には結構いろんな色の蛍光ペンありませんか?

黄色、ピンク、青、オレンジ、黄緑。
大体の職場には5色くらいあると思うんです。

でも、そんなに必要かなと思うのです。

田邊は2色で十分蛍光ペンの役割を果たせると思います。

使う色は黄色とピンク。
役割は、

黄色は注意(重要度:低)。
赤は重要(重要度:高)、訂正。

これだけで十分です。

いろいろ色を分けて役割分担する必要があるときもあるかもしれませんが、
役割を考えるだけで一手間ですし、
役割を覚えきれなかったり・・・。

なので、いっそうのこと単純化してしまうほうが楽チンです。

しかも、モノは少ないほうが探す時間も少なくなりますし、
黄色とピンクならどこでも売っていますので、
どこでなくなっても安心です。


他の場面を考えてみても、、、

例えば勉強のときです。

注意と重要で分けてもいいですが、
最近の脳科学に基づく勉強法だと、
1回精読するより、
何回も読み返すほうが理解度が高いそうです。
最低3回。

なので、1回目読んで重要だと思ったところに黄色。

2回目読んで、1回目ではわからなかった重要箇所、
1回目で覚えていなかった箇所にピンク。

3回目読む時は、色のついている箇所を重点的に読み込んでいくと、
大体記憶に定着します。

便利なものも増えすぎるとかえって不便になります。
絞ることで、かえって効率化できます。

これを機に、机の中、ペンケースの中を整理してみませんか?

最後にオススメの蛍光ペンを!

ペンテル ハンディラインS





ノック式の蛍光ペンが太かったり長すぎたりする中で、
長さ太さがあまり普通のペンと変わりません。

キャップ式より、やはりノック式のほうが便利ですね!

同じペンをOEMで無印良品でも売っています。

無印良品ネットストア[ポリプロピレンノック式蛍光ペン黄色]

無印良品ネットストア[ポリプロピレンノック式蛍光ペンピンク]

個人的には、無印のほうが、デザインがシンプルでスキです。
いつもファミマで買ってます。

集中力ハック3 -黄色を身近に置く!-

2009年09月21日 08:00

おはようございます!
シルバーウィークですが、試験勉強で全く楽しめません!!(笑


さて、ここのところ集中力の話が続いていたので、
もう少し集中力のハックについてエントリーしようかと思います。

今日は、

「黄色を身近に置く」

というハックです。

黄色という色は集中力を上げてくれる効果があるそうです。

そこで、田邊はいつも使うステーショナリーは
黄色をなるべく使うようにしています。

例えば、付箋紙・蛍光ペンははずせませんね!

他にも普段使うペンやペンケース、メモ帳、
ネクタイ、ハンカチ、洋服などいろいろ考えられますが、
色というのは、結構好みが分かれるとおもいます。

なので、無理やり持っても、
気に入らなければ効用が落ち、
効果が半減してしまうなんてことも考えられるので、
「どうせ使うなら黄色」くらいにしておくといいと思います。

集中力ハック2 -90分で仕事を片付ける!!-

2009年09月17日 08:22

おはようございます!
朝はずいぶん涼しくなりましたね。すっかり秋です。

さて、先日、集中力をハックする方法として
「タイマーを置く」というハックを紹介しました。

今日は、「では、タイマーを何分でセットすればいいか」という話です。


数々の著書で有名な戸田覚さんは、

「90分で1つの書類を作れなければ、それは実力不足」

と、断言してしまっています。

要するに90分で作れないものは、
自分の実力を上げない限り、それ以上時間をかけても、
時間対効果は少ないということですね。
(なかなか難しいとことではありますが。。。(汗))

というわけで、私はそれにならって、
何かと予定を90分で切ります。
その90分でワンタスク終わらせるようにしています。


この90分のミソって、「すべての仕事を90分で終わらせる」
という意味ではなくて、
「90分で終わる仕事にまで分解する」ということだと考えています。

田邊の大好きな吉越さんのこのご本の中に、
すばらしい図解があります。
著作権等の問題もあり、掲載できないのが残念です。





どういう図解かということを言葉で説明すると、、、

仕事をチーズに例えています。

難しい仕事を中のしっかり詰まったチーズだとします。
このチーズをつぶすというが仕事だとすると、
始めから押しつぶそうとするのではなく、
ちょびちょびいろんなところをつまみ食いしていく。
(簡単な仕事からドンドンつぶしていく)

そして、ねずみに食べられたような
スカスカの穴あきチーズのようになったら、
そこで一気に押しつぶす。
(仕事を分解して、ドンドン片付け、
一気に片付けられるレベルまで来たら、一気に片付ける)

といった感じ。
ものすごくいい図解なので、ぜひ皆さん1度ご覧を!

話を戻しますが、
このようにどんなに難しい仕事も、
始めに分析し、90分で片付けられる仕事に分解してから取り掛かる。
もしくは、始めから分解できなくても、
90分で片付きそうなものからドンドン片付けていく。

それをタイマーで可視化させ、集中力にハックをかけると、
「あー、仕事進んでないのに、もうこんな時間!!」
なんてことが少なくなってきます。

タイマーにあわせて、
「戸田式+吉越式90分仕事分割法」もお試しください!!

始めからうまくいかなくても、
繰り返しフィードバックしなながらやっていくと、
いつの間にかできるようになっていますよ!

集中力をハックする!

2009年09月14日 08:22

おはようございます。


本来であれば、昨日の船木さんのお話をエントリする予定でしたが、
すみません!!サマリーができていません!!

ということで、ちょっと別の話題を、、、


今日は自分の集中力をハックする方法を紹介したいと思います。

それは、


「文字の大きいタイマーを机に置くこと」


です。

なぜ置くかというと、デッドラインを可視化するためです。

このように、デッドラインを可視化することによって、

「あと○分でこの仕事片付けなきゃ」

という意識をまず持つことができ、
意識がブラブラすることを予防できます。

また、決まった時間で仕事を片付けることを仕組み化することにより、
予定が立てやすくなります。

タイムマネージメントの一環ですね!

「タイマーなら携帯にもついているじゃないか!!」

と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、
携帯ではだめなのです。

田邊も携帯で試したのですがだめでした。。。

とうのも、一番の問題は、
「液晶が消えてしまうこと」と「多機能」なことです。

時間を見ようとして目をそらしたら、液晶が消えていた。

見ようと思ってボタンを押したら、新着メッセージにお知らせが、、、

見ないように気をつけても、
気になって集中できない…

なんてことになってしまうのです。
田邊みたいに意志の弱い人間は!!w

タイマーの良いところは、
時間が消えないところ。
機種にもよりますが、文字表示が大きいことです。

パッと視線をそらした瞬間に残り時間が認識でき、
かつ、もう一回パッとタスクに目を戻せることが重要なのです。

どうも集中力がないなぁと思う方は、
ぜひ、お試しください。

ちなみに田邊が使っているのはコチラです。




テンキーで時間入力ができるのでいいです!

それと、買うときには、バイブレーターや光など、
音以外でお知らせしてくれる機能がついていることを
確認したほうがいいですよ!

職場や、静かな場所で音は鳴らせませんからね!

コクヨのDEMICOUOPERが秀逸です!

2009年09月11日 08:28

090911demicouper.jpg


おはようございます。

今日は、昨日に引き続きステイショナリーネタで。


私はいつもRODIAの№11を使っているのですが、
こないだネットを見ていたら、美崎さんのblogにお勧めメモ帳が載っていたので早速購入。

それが、

コクヨのDEMICOUPER(デミクーパー)

です。


なんと、このメモ帳、RODIAより高いんです!!
国産物では珍しい!!w


大きさはRODIAの№11とほぼ一緒。


大きな違いは、
メモ帳の真ん中にもう1本マイクロカット線がついていて、
ピリッと小さいメモを切ることができることです。

ちょっとした置き書き等するとき便利ですね!

私は、ポケットに入れているメモは、
書いたら旗艦メモ帳(A6の100円ノート)に貼るようにしているので、
半分に切れるのは、RODIAよりかさばらなくてGOOD!です。

高いだけあって、書き心地は申し分ありません。
逆に言えば高いけどRODIAと同じくらいですが…(汗
ま、高い分は、カット代ということで!

また、罫線がRODIAと同じく5mm方眼なのですが、
紙が薄いクリーム色、線が水色なので、
RODIAより目に優しいような、、、気がします。


ただ、このメモ帳、なんとコンビニ限定販売とのこと。
しかもサークルKサンクスオンリー!!w
結構マイナー展開です。(汗

どうりで今まで文房具屋にしょっちゅう行く私が見かけなかったわけで、、、
(ネットの文房具店も結構見るのですが見たことなかったデス、、、)
サークルKサンクス、普段あまり行き…(ry

私もこのメモ帳探すのに、
近所のサンクス2~3件めぐっちゃいましたよ!!w

コンビニ限定といてほしいですね!

もったいない気がします。。。


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